Vedtægter for Hedensted Golf Klub

Seneste revision 2023

 

Navn og hjemsted

  • 1

Stk. 1.           Klubbens navn er Hedensted Golf Klub (herefter benævnt ”Klubben”), og har hjemsted i Hedensted Kommune.

DGU – Tilhørsforhold

  • 2

Stk. 1.            Klubben skal være medlem af Dansk Golf Union under Danmark Idrætsforbund, og er underlagt Unionens love og bestemmelser.

Formål

  • 3

Stk. 1.            Det er Klubbens formål at skabe gode muligheder for at medlemmerne kan dyrke golf med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i Klubben. Klubben skal derudover udbrede kendskabet til golfsporten. Klubben skal drive en golfbane og organisere de dertilhørende idrætsmæssige aktiviteter, således at Klubbens medlemmer kan udøve golfspillet under de bedst mulige forhold.

Medlemskab

  • 4

Stk. 1.           Enhver fysisk person kan optages som medlem, jf. medlemskategorierne oplistet i § 4.1.

  • 4.1

Stk. 1.           Medlemmerne opdeles i følgende medlemskategorier, medmindre andet er bestemt af bestyrelsen, jf. stk. 2:

  • Begynder: ”3-måneders begyndermedlemskab”
  • Legegolfer: ”Børn mellem 5 – 8 år”.
  • Junior: ”Medlemmer under 18 år”.
  • Ynglinge/studerende: ”Medlemmer, som er studerende eller under 25 år”
  • Senior: ”Medlemmer over 25 år”.
  • 9-huls banen: Giver ret til spil på Klubbens korthulsbane.
  • Flex: ”Til medlemmer som ikke spiller så ofte, og skal betale greenfee ved spil”
  • Long distance: ”Medlemmer som bor med registreret folkeregisteradresse mindst 50 km væk og er fuldgyldigt medlem af en anden klub”.
  • Hverdag: ”Medlemmer der ikke spiller i weekend og helligdage”
  • Passive: ”Medlemmer, som ikke ønsker spilleret, men blot et medlemskab af en golfklub under DGU. Medlemskabet giver derved ikke spilleret på Klubbens baner uden betaling af greenfee.”

Stk. 2.            Klubbens bestyrelse kan fjerne eller ændre eksisterende medlemskategorier samt oprette nye medlemskategorier ved beslutning på et bestyrelsesmøde, dog først med virkning fra førstkommende sæson efter beslutningens vedtagelse. En sådan beslutning har således ikke karakter af en vedtægtsændring, idet oplistningen af medlemskategorier i stk. 1 er dynamisk.

Stk. 3.            Alle medlemmer er forpligtet til at overholde golfklubbens vedtægter og leve op til klubbens formålsbestemmelse.

  • 4.2

Stk. 1.           Al personlig kommunikation til medlemmet foregår via den af medlemmet oplyste e-mailadresse. Det er medlemmets ansvar at den oplyste e-mailadresse er aktiv og at e-mailadressen opdateres ved ændringer. 

Stk. 2.            Såfremt Klubbens vedtægter eller gældende lovgivning påbyder Klubben skriftligt at varsle et medlem, skal dette påbud anses som værende opfyldt ved fremsendelse af e-mail til den oplyste e-mailadresse, jf. stk. 1.

Indmeldelse

  • 5

Stk. 1.            Indmeldelse sker skriftligt til Klubbens sekretariat.

Stk. 2.            For mellemmer under 18 år skal indmeldelse foretages af forældre eller værge.

  • 5.1

Stk. 1.           Bestyrelsen kan periodevis begrænse tilgangen af aktive medlemmer af kapacitetshensyn. I så tilfælde er Klubben forpligtet til at føre en prioriteret venteliste. 

Udmeldelse

  • 6

Stk. 1.           Et medlemskab er bindende, og kan alene opsiges eller ændres (ændring af medlemskategori) med gyldigt varsel, jf. stk. 2. Uagtet foranstående gælder det for medlemskategorien ”Begynder”, at medlemskabet alene er gældende for en nærmere bestemt periode fra oprettelsestidspunktet fastsat af bestyrelsen.

Stk. 2.            Udmeldelse eller ønske om ændring af medlemskategori skal meddeles skriftligt til Klubbens sekretariat senest den 30. november for det kommende kalenderår. Ved senere udmeldelse eller ønske om ændring af medlemskategori gælder denne/dette først fra det efterfølgende år.

Kontingent

  • 7

Stk. 1.           Kontingenter fastlægges og vedtages på den årlige ordinære generalforsamling, og træder i kraft det følgende år.

Stk. 2.            Kontingenter opkræves af Klubben i henhold til de til enhver tid gældende regler for opkrævning af kontingenter. Bestyrelsen beslutter, hvordan og med hvilke intervaller kontingenter opkræves, dog skal medlemmerne altid tilbydes årlig samt halvårlig betaling af kontingenter.

Stk. 3.            Er kontingentet ikke betalt senest 10 dage efter første rykker, overgår sagen til inkasso uden yderligere varsel. Omkostninger forbundet hermed, herunder evt. ekstern konsulentbistand, pålægges det pågældende medlem.

Disciplinær straf og eksklusion

  • 8

Stk. 1.           Det er bestyrelsens, og eventuelt Klubbens ansatte efter instruks fra bestyrelsen, ret at påtale overtrædelser af Klubbens vedtægter. Medlemmerne skal efterkomme sådanne henstillinger/påtaler straks.

  • 9

Stk. 1            Bestyrelsen kan pålægge et medlem en disciplinær straf, jf. stk. 2, såfremt et medlems opførsel har vist sig at være af en sådan art, at vedkommendes fortsatte medlemskab (permanent eller midlertidigt) af Klubben ikke skønnes at være foreneligt med andre medlemmers berettigede krav om betryggende og ordnede forhold i Klubben og på dens område. Tillige kan bestyrelsen pålægge et medlem disciplinær straf såfremt medlemmet handler eller har handlet til skade for Klubben.

Stk. 2.            Bestyrelsen kan;

  1. pålægge et medlem karantæne i op til 1 år, eller
  2. i gentagne eller grove tilfælde ekskludere et medlem.

Stk. 3.            Det er en forudsætning for karantæne eller eksklusion, at medlemmet får mulighed for at argumentere sin sag over for bestyrelsen forinden beslutningen træffes.

Stk. 4.            Bestyrelsens beslutning om eksklusion efter stk. 1 kan af det ekskluderede medlem kræves forelagt og afgjort på førstkommende ordinære generalforsamling. Beslutningen træffes ved simpelt flertal. Indbringelse for generalforsamlingen har ikke opsættende virkning.

Stk. 5.            Beslutninger truffet på generalforsamlingen efter stk. 4, kan af medlemmet kræves indbragt for Dansk Golf Unions Amatør- og Ordensudvalg inden 4 uger efter medlemmet har modtaget skriftligt varsel.

Stk. 6.            Ved eksklusion efter stk. 1 og/eller stk. 4, kan genoptagelse af medlemskab tidligst ske 5 år efter beslutningsdatoen.

  • 10

Stk. 1.           Kontingentrestance med mere end 3 måneder fra forfaldsdatoen medfører automatisk eksklusion, jf. dog stk. 3, uanset om kravet har været forsøgt indkrævet ved inkasso. Betalingsforpligtelsen bortfalder ikke ved eksklusion, og det ekskluderede medlem vil fortsat skulle betale kontingent indtil medlemskabet kunne være ophørt efter § 6.

Stk. 2.            Det er en forudsætning for eksklusion efter stk. 1, at medlemmet har fået et skriftligt varsel om at medlemskabet bliver ophævet, hvis restancen ikke er betalt inden udløbet af 3-måneders fristen. Varslet skal senest være sendt, jf. § 4.2, til medlemmet 10 dage før fristen udløb, idet 3-måneders fristen ellers forlænges med et antal dage svarende til Klubbens forsinkelse med fremsendelsen af varslet.

Stk. 3.            Efter eksklusion efter stk. 1 kan genoptagelse af medlemskab først ske, når hele restancen, herunder renter og påløbne omkostninger, er betalt af det ekskluderede medlem samt når bestyrelsen har truffet beslutning om at lade medlemmet blive genoptaget i Klubben.

Generalforsamlingen

  • 11

Stk. 1.            Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed.

Stk. 2.            Alle klubbens medlemmer samt hvem bestyrelsen ellers måtte indbyde, har adgang til generalforsamlingen.

Stk. 3.            Klubbens medlemmer, jf. dog stk. 4, som ikke er i kontingentrestance, har stemmeret med hver én stemme.

Stk. 4.            Følgende medlemstyper har ikke stemmeret på generalforsamlingen:

  • Begynder
  • Legegolfer

Stk. 5.            Et medlem kan skriftlig give et andet medlem fuldmagt til at repræsentere sig på generalforsamlingen. Et medlem kan alene modtage og stemme i henhold til én fuldmagt. Der kan alene gives fuldmagt for én generalforsamling ad gangen, og fuldmagten skal være betingelsesløst, dvs. fuldmagten må ikke være betinget af, at der stemmes på en bestemt måde på generalforsamlingen, idet medlemmet med fuldmagten skal kunne disponere frit, som det pågældende medlem finder bedst.

  • 11.1

Stk. 1.           Generalforsamlingen ledes af en af generalforsamlingen valgt dirigent uden for bestyrelsen.

Stk. 2.            Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.

Stk. 3.            Beslutninger træffes ved simpelt flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede medlemmer. Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver dog at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for, dog med undtagelse af bestyrelsens beslutninger efter § 3.1, stk. 2.

Stk. 4.            Der skal afgives skriftlige stemmer, såfremt dette kræves af mindst 10 stemmeberettigede medlemmer.

Stk. 5.            Ved valg af bestyrelsesmedlemmer og revisor skal valget, i tilfælde af kampvalg, afgøres ved afgivelse af skriftlige stemmer efter følgende afstemningsmetode;

  1. Der stemmes om samtlige ledige poster på én gang.
  1. Hvert stemmeberettiget medlem kan stemme på højst det antal kandidater, der skal vælges, og kun med én stemme på hver kandidat.
  1. Ved stemmelighed skal omvalg mellem de kandidater, der har et lige stemmetal, straks afholdes efter samme regler, såfremt der fortsat er ubesatte poster.

Stk. 6.            Der udfærdiges et skriftligt referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten samt bestyrelsens formand og næstformand.

  • 11.2

Stk. 1.           Den ordinære generalforsamling afholdes i Hedensted Kommune hvert år senest ved udgangen af marts måned. Indkaldelse skal ske skriftligt, med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden, indkomne forslag fra bestyrelsen og medlemmerne samt review af årsregnskabet. Eventuelle bilag vil alene være tilgængelige via Klubbens hjemmeside.

Stk. 2.            Forslag fra medlemmerne skal være skriftligt fremsendt og modtaget af bestyrelsen senest 1. februar det pågældende år. Indkomne forslag efter dette tidspunkt kan alene medtages som punkt på dagsordenen under ”eventuelt”. Der kan ikke stemmes om eventuelle beslutningsforslag.

Stk. 3.            Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent
  2. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år
  3. Fremlæggelse af årsregnskabet til godkendelse
  4. Forelæggelse af budget og medlemskontingenter
  5. Forslag fra bestyrelsen
  6. Forslag fra medlemmerne
  7. Valg bestyrelsesmedlemmer
  8. Valg af suppleant
  9. Valg af revisor
  10. Eventuelt
  • 11.3

Stk. 1.           Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen bestemmer det, eller når mindst 200 af de stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom til bestyrelsen, med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden 4 uger efter begæringens modtagelse (dog undtaget juli måned), og indkaldelse skal ske på samme måde som indkaldelse til ordinær generalforsamling med mindst 8 dages varsel.

Bestyrelsen

  • 12

Stk. 1.           Bestyrelsen skal bestå af 7 medlemmer, som vælgers af generalforsamlingen for 3 år ad gangen. Bestyrelsens medlemmer afgår årligt i forbindelse med den ordinære generalforsamling skiftevis 2, 2 og 3 medlemmer.

Stk. 2.            Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Derudover træffer bestyrelsen beslutning om, hvorvidt andre ansvarsområder skal oprettes og uddeles.

Stk. 3.            Ethvert stemmeberettiget medlem er valgbart til bestyrelsen, og genvalg kan finde sted, såfremt et bestyrelsesmedlem stiller sit kandidatur til rådighed.

Stk. 4.            Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen før tid, kan bestyrelsen vælge at supplere sig selv med et eller flere medlemmer indtil næste generalforsamling. Klubben skal til enhver tid have en formand og en næstformand.

Stk. 5.           Klubben skal sørge for – og bekoste – en bestyrelsesansvarsforsikring.

  • 12.1

Stk. 1.           Bestyrelsen varetager den daglige ledelse af Klubben, evt. via Klubbens ansatte efter gensidig aftale (konkret ansættelsesforhold) og træffer med bindende virkning beslutning i Klubbens anliggender. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Stk. 2.            Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Der føres protokol over bestyrelsen forhandlinger, ligesom der offentliggøres et beslutningsreferat fra bestyrelsens møder, dog således at personforhold eller andre sensitive oplysninger ikke medtages.

  • 12.2

Stk. 1.           Bestyrelsen nedsætter de udvalg, der efter bestyrelsens opfattelse er nødvendige, ligesom bestyrelsen efterfølgende kan vælge at nedlægge et eller flere udvalg igen, hvis det vurderes bedst for Klubben.

Stk. 2.            Bestyrelsen udpeger relevante udvalgsformænd og menige medlemmer til nedsatte udvalg.

Stk. 3.            Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetencer samt udstikker eventuelle retningslinjer for udvalgsarbejdet.

Stk. 4.           Medlemmer af de enkelte udvalg udpeges af bestyrelsen efter indstilling fra medlemmerne eller udvalgsformændene, idet bestyrelsen alene kan nægte et medlem deltagelse i et udvalg, såfremt særlige grunde taler herfor.

Tegning og hæftelse

  • 13

Stk. 1            Klubben tegnes af bestyrelsens formand eller næstformand, sammen med Klubbens ansatte direktør/manager. Såfremt Klubben ikke har ansat en direktør/manager tegnes Klubben af 2 medlemmer af bestyrelsen, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand.

Str. 2.            Ved økonomiske dispositioner over kr. 100.000,00 kræves underskrift af formanden.

Stk. 3.            Ved optagelse af lån på mere end kr. 750.000,00 samt køb, salg og pantsætning af fast ejendom kræves godkendelse af generalforsamlingen. Bestyrelsen kan dog træffe beslutning om at omlægge eksisterende lån i fast ejendom eller Klubbens anlæg, hvis nettoprovenuet ved omlægning ikke overstiger kr. 100.000,00 for hvert lån der omlægges. Bestyrelsen kan – uagtet foranstående – til enhver tid og uden beløbsmæssig begrænsning træffe beslutning om udskiftning af for Klubben sædvanligt driftsmateriel enten ved køb/salg, leasing eller anden form for finansiering.

Stk. 4.            Bestyrelsen kan ansætte lønnet personale og meddele prokura.

Stk. 5.            For de af bestyrelsen indgåede forpligtelser på Klubbens vegne hæfter alene Klubbens formue.

Regnskab

  • 14

Stk. 1.            Klubbens regnskabsår går fra den 1. januar til den 31. december.

Særlige bestemmelser i relation til Dansk Golf Union

  • 15

Stk. 1.            Klubben respekterer DGU’s regler for DGU- og NGU Introduktionskort.

Stk. 2.            For golfspillet i Klubben gælder de af The Royal & Ancient Golf Club of St. Andrews fastsatte regler, samt de af bestyrelsen med Dansk Golf Unions godkendelse fastsatte lokale regler.

Stk. 3.            Fastsættelse af medlemmernes handicap skal ske i henhold til Dansk Golf Unions handicapsystem, og tildeling af handicapslag i handicapturneringer og -matcher sker i henhold til det af DGU fastsatte slopesystem.

Stk. 4.            Bestyrelsen fastsætter de bestemmelser, som findes nødvendige af hensyn til spillets afvikling og opretholdelse af orden inden for klubbens område.

Opløsning

  • 16

Stk. 1.           Beslutning om Klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling.

Stk. 2.            Ved beslutning om Klubbens opløsning kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er til stede, og at mindst 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget.

Stk. 3.            Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget dog er vedtaget af 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, skal bestyrelsen skriftligt med mindst 8 dages varsel indkalde til ny ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes inden 4 uger efter den første ekstraordinære generalforsamling. Forslaget kan her vedtages af 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, uanset disses antal.

Stk. 4.            I tilfælde af klubbens opløsning, vedtaget som beskrevet, træffer generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen, herunder afviklingen af Klubbens formueforhold.

Stk. 5.            I tilfælde af opløsning tilfalder Klubbens overskydende midler almennyttige organisationer/formål lokaliseret i Hedensted Kommune.

Således vedtaget på generalforsamlingen den 23. marts 2023.